Quan parlem de la gestió del temps, no podem fer-ho sense anomenar a Dwight Howard Eisenhower. D. Eisenhower ha passat a la història com un gran estratega, polític i militar, tot i que l’èxit dels projectes que va afrontar durant la seva vida té molt a veure amb la seva gran capacitat de gestionar tasques en funció de la seva importància i urgència.
Aquesta habilitat, nascuda de la necessitat que tenia Eisenhower d’organitzar les tasques i planificar les accions es va plasmar en una de les seves mítiques frases, molt relacionada amb el tema de l’article:
D. Eisenhower
“Los planes son inútiles, pero la planificación lo es todo”
Taula de Continguts
Matriu d’Eisenhower
Gràcies a la forma de pensar tan pràctica d’Eisenhower, avui en dia tenim les claus per organitzar-se millor i ser més eficients en les nostres tasques. Un treballador que sap prioritzar les seves tasques, és sense dubte un actiu de gran valor per a una empresa. La matriu d’Eisenhower, o matriu del que és urgent i el que és important, és una tècnica que t’ajudarà en la gestió del temps i la planificació de les tasques del teu lloc de treball i així evitar aquelles llistes de tasques pendents o tasques que es finalitzen fora de termini.
Aquesta matriu consta en una taula en el que tenint en compte les files i les columnes, s’organitzen les tasques en funció d’aquests 4 conceptes o estats: Urgent, no urgent, important i no important.
Administració del temps
Així és com l’anomenada Matriu d’Eisenhower s’ha convertit en un model referent de productivitat, però, com s’ha d’aplicar? A continuació us deixem un exemple de com podria traduir-se en l’àmbit laboral de qualsevol treballador d’una companyia. A l’inici de la jornada, de la setmana o el mes, en funció del volum i del tipus de tasques, dedica uns minuts a elaborar la classificació de les tasques o els projectes que tinguis en marxa. Així tindràs categoritzades totes les tasques en funció de la urgència i la importància i ja podràs fàcilment prioritzar aquestes tasques en funció dels paràmetres establerts.
Com utilitzar la Matriu d’Eisenhower
Un cop tinguis les tasques classificades en cada un dels estats de la matriu, passem a definir i posar exemples d’aplicació de cadascun dels estats:
Important i urgent
Important i urgent són aquelles tasques que s’han de prioritzar tant pel que fa a la seva rellevància, com per la seva dimensió i impacte en els resultats en què la nostra feina incideix directament.
Exemple: Peticions del client, errors en alguna eina que estigui en funcionament, tasques amb deadlines propers o canvis d’última hora en projectes actius.
No important i urgent
No important i urgent són aquell tipus d’accions que suposes una interrupció en la tasca que estàs duent a terme. Requereixen la nostra atenció immediata, però, en realitat, no són tan importants respecte als resultats com les anteriors. La clau en aquest tipus de tasques és tenir la capacitat de discriminar dins de les urgències, quines són importants, les que poden esperar, o inclús mirar de delegar certes tasques d’aquest tipus quan sigui possible.
Exemples: un dels casos més representatius en aquesta categoria, són les interrupcions en les nostres tasques dels companys de feina que ens demanen un document, alguna tasca menor, certa informació o simplement ens distreuen i ens fan perdre la concentració sobre el que estàvem fent. De la mateixa manera, certes trucades, correus electrònics o reunions poden produir el mateix efecte.
Important i no urgent
En la categoria d’important i no urgent hi són representats els objectius a llarg plaç, que són molt importants, ja que marquen l’èxit o el fracàs del nostre desenvolupament laboral, però en realitat no són (ni es poden fer) realitzables en un període curt de temps, ni amb rapidesa. En aquest cas, una bona planificació i calendarització d’aquestes activitats és vital per a la seva consecució a temps.
Exemples: aquest tipus d’accions pot variar molt, per exemple, la implementació d’estratègies comercials i l’anàlisi de resultats, els contactes que ens poden beneficiar a llarg termini per completar els nostres projectes o inclús les accions que ens poden servir per al nostre creixement personal i professional.
No important i no urgent
Finalment, en la categoria no important i no urgent hi ha totes aquelles accions que no ens aporten massa, però que inclús a vegades inconscientment, ens fan desviar del focus del què és prioritari i perdre la nostra concentració. Totes aquestes situacions deuen ser evitades en la mesura del possible amb la finalitat que el rendiment en les tasques verdaderament prioritàries sigui l’adequat.
Exemples: tenir el mòbil visible en el lloc de treball es pot convertir en una temptació constant per poder accedir a les xarxes socials, navegar per internet o xatejar amb els amics. Igualment, és important ser constants i controlar les nostres pauses en el treball, tot i que és cert que són necessàries, hi ha ocasions en què no s’administren bé i ens fan perdre temps i eficiència en el desenvolupament del nostre treball.
Aplicacions per a l’administració del temps
Actualment, podem trobar gran varietat d’eines i plataformes per a l’administració del temps i la planificació de tasques on es pot treure profit, d’una manera gratuïta. Ben configurades i amb ús constant realment poder ajudar a augmentar el teu rendiment en el treball.
Algunes de les més conegudes són:
T’animem doncs a donar-hi un cop d’ull i ben aviat farem un article exclusivament parlant sobre aquest tipus d’eines i quins són els seus avantatges i inconvenients. Però el que sí que ja pots fer és començar a implementar la Matriu d’Eisenhower en la teva gestió de tasques. I per descomptat, si vols un cop de mà per definir, calenderitzar, o implementar aquest procés de gestió de tasques a la teva empresa, no dubtis a posar-te en contacte amb Sirius Comunicació i estarem encantats d’ajudar-te a millorar la productivitat del teu equip.
