L’organització és la clau per poder mantenir l’ordre en un projecte, i és especialment necessària si a més a més treballes en equip. Tot i això, per poder desenvolupar correctament els projectes i que acabin sent un èxit, no només fa falta una gran capacitat per organitzar les tasques, sinó que s’han de tenir en compte molts altres factors, com per exemple tenir ben definit el model de negoci.
En aquest article farem un recull de les 4 millors eines sobre la gestió de projectes i com aquestes et poden ajudar a mantenir-ho tot sota control. D’aquesta manera no serà tan important el nombre de projectes en els quals estiguis treballant al mateix temps o quanta gent tinguis en el teu equip.
Revisa detingudament cadascuna de les 4 opcions que et presentem per poder escollir quin gestor de projectes encaixa més amb el teu negoci.
Taula de Continguts
Què fa exactament un software de gestió de projectes?
Primer de tot ens toca definir què fan exactament aquestes eines.
Un software de gestió de projectes és un conjunt d’eines que milloren l’eficiència de l’equip de l’empresa que estar duent a terme el projecte i li permet controlar millor els recursos assignats.
Les tasques principals d’un software de gestió de projectes són:
- Centralitzar l’organització i la gestió
- Planificar els projectes en el temps
- Obtenir una visió global de les tasques associades a cada projecte
- Control dels costos
- Permetre la col·laboració i la comunicació entre els membres dels diferents equips
- Assignar tasques i funcions i comprovar la càrrega de treball que te cada persona dins de cada projecte
- Registrar tots els passos, etapes i canvis pels quals van passant els projectes
- Calcular de forma realista les dates de finalització de cada projecte
Un cop hem repassat les característiques principals de tota eina de gestió de projectes, passem a revisar cada una de les opcions individualment per poder-les comparar i analitzar quina d’elles es pot adaptar millor al teu negoci.
Eines per a la Gestió de Projectes
Monday
Monday és un programa al nubol que permet crear fluxes de treball que qualsevol equip de qualsevol tamany pot utilitzar per a la gestió dels projectes per etapes en cualsevol ubicació, de manera eficaç i productuva. Els equips construeixen “workflows” i projectes a través de plantilles, sense necessitat de programar, amb una plataforma adaptable que automatitza certes tasques manuals i connecta als equips en un espai de treball digital.
Gràcies a un entorn molt visual, aprendre a utilitzar aquest software de gestió és molt senzill. Permet també gestionar l’accés als projectes a qualsevol nou membre de l’equip sense complicacions.
Característiques i funcionalitats:
Plantilles de fluxes de treball personalitzables
Aquesta plataforma conté més de 200 plantilles personalitzables, que pots modificar com vulguis. Pots afegir noves columnes de diverses classes, tens la possibilitat d’agrupar un mòdul o documents i poder generar un workflow que et permeti gestionar les necessitats del projecte exactament com et faci falta.
Automatitzacions
Configura una automatització en pocs segons i deixa que el programa executi les tasques més rutinàries. A través d’aquestes automatitzacions el sistema et permetrà rebre notificacions, crear elements en altres taulells, assignar propietaris, actualitzar estats, etc… molt ràpidament. Amb aquestes automatitzacions aconseguirem eliminar errors humans i poder-nos centrar en les tasques que realment importen.
Panells
Al disposar d’una estructura tant visual, les dades son perfectament comprensibles i facilita el seguiment de l’estat del projecte. Aquestes dades poden ser visualitzades a trabés del sistema que prefereixis: vistes Kanban, calendari, Gantt, mapes o formularis. D’aquesta manera , podem oblidar-nos dels clàssics fulls de càlcul.
Integracions amb eines habituals
Un altre dels recursos més interessants dels que disposar Monday és la possibilitat d’integrar-se amb altres programes. Com que no és una eina de gestió global del negoci, aquesta és la manera que posen a disposició de l’usuari per poder traslladar les dades a altres eines de gestió més generals.
Plans i Preus
Pel que fa als diferents tipus de plans i preus dels quals disposa Monday arranquen des dels 8€/mes amb les opcions més bàsiques, fins als 16€/mes per a disposar de totes les característiques. Tot i això també disposen d’un pla gratuït per poder testejar l’eina i acabar de comprovar que s’adapta al teu negoci.
Asana
Asana és també una eina web que disposa d’aplicació mòbil que es centra en simplificar la gestió de projectes mitjançant l’organització de tasques i equips estiguin treballant de manera remota o no. És una de les eines de gestió de projectes més populars, t’ajuda a organitzar les tasques de cada membre de l’equip i aconseguir que cadascú sàpiga en què s’ha de centrar, quan ho ha de fer i com ha de procedir per aconseguir-ho.
Característiques i funcions:
Model de dades exclusiu
El model exclusiu de dades d’Asana és una manera única de visualitzar què necessita l’equip per estar a la mateixa fase, complir els terminis d’entrega i obtenir els objectius. Les tasques i subtasques ajuden a organitzar tots els processos dels projectes i no perdre detall de la consecució de les tasques.
Taulells dels projectes
A través de la creació dels taulells personalitzats podràs visualitzar ràpidament en quin estat es troben les tasques. Asana et permet identificar els pròxims passos, adjuntar arxius i prendre decisions concretes per a mantenir-te al dia amb les teves tasques.
Informes
Aquesta eina de gestió de projectes et permet generar informes en temps real per poder fer un seguiment dels projectes que t’interessin. D’aquesta manera pots avaluar els progressos, detectar possibles errors i activar, en cas necessari, alguns canvis.
Gestió d’equips
Asana també et permet visualitzar en un sol lloc, quina és la càrrega de treball dels diferents equips en tots els projectes. Amb aquesta informació pots gestionar els calendaris d’entrega de les tasques i repassar les seves responsabilitats perquè no s’escapi cap detall.
Plans i Preus
Pel que fa als diferents tipus de plans i preus dels quals disposa Asana arranquen des dels 10.99€/mes amb l’opció Premium i puja fins als 24,99€/mes amb la tarifa Business. Tot i això també disposen d’un pla gratuït per poder testejar l’eina i acabar de comprovar que s’adapta al teu negoci.
Trello
Trello també és un dels softwares més populars pel que fa a la gestió de projectes. Aquesta eina funciona mitjançant la creació de taulells i targetes personalitzables amb camps com etiquetes, dates d’entrega, responsable, horaris, etc…
Com totes les eines, compte amb una versió web i una aplicació tant per iOS com Android.
Característiques i funcionalitats:
Fàcil configuració de projectes
Un dels grans avantatges és la facilitat amb la qual aquesta eina et permet crear els primers taulells. A més a més els taulells de gestió de projectes tenen vistes personalitzables segons les necessitats i permeten utilitzar cronogrames, calendaris, estadístiques i inclús relacionar taulells entre si per poder veure com interactuen els projectes.
Sistema de targetes
El sistema de targetes de Trello permet compartir amb els equips tots els aspectes importants i detalls de cada tasca. Les targetes poden contenir passos, vistes prèvies d’arxius, recordatoris, checklists i fins i tot reaccions utilitzant emojis i comentaris.
Tasques automatitzades
Trello disposa d’eines d’automatització per a la gestió de projectes conegudes com a Butler. Aquestes eines utilitzen el llenguatge natural per poder automatitzar pràcticament totes les tasques. Algunes de les automatitzacions que es poden dur a terme són:
- Moure llistes
- Crear botons personalitzats
- Periodificar tasques repetitives
- Programar l’assignació de tasques
Sistema d’integracions Power-Up
Aquesta eina permet també integrar fàcilment les aplicacions externes que els teus equips utilitzin a través del que ells anomenen Power-Up. Aquestes integracions permeten des de crear informes fins a disposar de camps personalitzats.
Plans i Preus
Pel que fa als diferents tipus de plans i preus dels quals disposa Trello ofereixen un pla Standard de 5.00$/mes, un Premium de 10$/mes i un pla Business de 17,50$/mes. Tot i això, i com la majoria d’altres eines també disposen d’un pla gratuït per poder testejar-ho i acabar de comprovar si s’adapta al teu negoci.
Notion
En aquest cas, Notion no és només un software de gestió de projectes com podrien ser les anteriors eines, sinó que també és una eina que et permet prendre notes, i fer una gestió del coneixement en una sola eina. Aqueste espai de treball al núvol també disposar d’aplicacions mòbils per poder gestionar projectes en qualsevol moment i qualsevol lloc.
Juntament amb Trello i Asana és una de les opcions que està guanyant més popularitat ja no només per la gestió de projectes d’empreses sinó també per als projectes personals. Permet realitzar accions com escriure textos, crear checkbox o llistes i ordenar tota aquesta informació en taules, bases de dades, wikis o entrades com ara aquesta. A més a més, permet agregar filtres de navegació per poder trobar tota la informació ràpidament.
Funcionalitats:
Contingut per compartir
De la mateixa manera que pot passar amb softwares com Google Drive o Dropbox, Notion et permet compartir el contingut i els arxius de la gestió de projectes amb altres usuaris com per exemple clients estiguin o no a la plataforma.
Galeria de plantilles per a gestió de projectes
Una de les grans característiques de Notion, és la seva comunitat. Les creacions d’aquesta comunitat són diverses i pots trobar taulells personalitzables per tota mena, per exemple, el llançament d’un nou menú d’un restaurant; amb diferents eines per modificar aquests templates o inclús crear-ne un des de zero.
Wikis dels projectes
Ocasionalment, i si el teu projecte conté molta informació, és fàcil perdre el context de les tasques o inclús oblidar d’un es troben els documents antics. Notion et permet crear guies per poder mantenir l’organització de tot el projecte i que qualsevol membre de l’equip que s’incorpori tingui un històric d’aquest context.
Notes de les reunions
Tota gestió de projectes requereix, tard o d’hora d’una reunió. Per agilitzar la gestió d’aquesta i no haver de preocupar-se pel cost de temps que suposa estar enviant un correu electrònic recapitulant, aquest software té l’opció de bloc de notes accessible a tot l’equip, on es poden consultar sense necessitat d’enviar més documents i millorar el seguiment de les tasques.
Plans i Preus
Notion separar l’ús personal de l’ús empresarial de la seva eina i és per això que té dos plans de pagament, el Personal Pro a 4$/mes i el Team de 8$/mes. Tot i això, i com la majoria d’altres eines també disposen d’un pla gratuït per poder testejar-ho i acabar de comprovar si s’adapta al teu negoci.
Conclusions
Per acabar, un cop revisades aquestes 4 opcions que t’hem presentat sobre eines per a gestionar els teus projectes, et recomanem que escullis 2 i les provis a fonts perquè així puguis acabar de detectar aquelles característiques que et permetran ser molt més eficaç en la gestió dels teus projectes.
Resumint, si tot i això, necessites ajuda, tant per escollir plataforma com per configurar-la en funció dels projectes als quals et dediques, posa’t en contacte amb Sirius Comunicació i t’ajudarem en la integració d’aquestes eines en el teu negoci.
